湘物院〔2018〕29号
关于印发《湖南现代物流职业技术学院
会议费管理办法》的通知
各部门、二级学院（部）：
《湖南现代物流职业技术学院会议费管理办法》经学校校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
湖南现代物流职业技术学院
2018年5月21日
湖南现代物流职业技术学院会议费管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》，进一步加强和规范学校会议费管理，根据《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》(湘办发〔2017〕9号)，参照《湖南省省直机关会议费管理办法》（湘财行〔2014〕17号），结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于各二级学院（部）、各职能部门（以下简称“各部门”）举办（承办）的有会议费支出的国内各类会议，包括业务会议和管理会议。
业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、论证会、中期检查会、验收会等。
管理会议是指因教学业务、行政管理需要所组织的工作会议。
第三条 各部门召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量、会期、规模，规范会议费管理。
第二章 审批与管理
第四条 会议费使用和管理职责如下：
（一）学校各类会议均按照“谁申请，谁负责”的原则，申请部门或项目负责人是会议费的直接负责人，对会议费使用的真实性、合规性、合理性和相关性承担直接责任。申请部门或项目负责人应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。
（二）计财处负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规、会议管理办法和会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。
（三）纪检监察审计处对会议管理和会议费使用情况进行监督检查。
第五条 管理会议应当在年初申报预算，纳入校内预算统筹考虑，按照批复预算执行。
第六条 举办会议的部门如收取会议费，必须按学校规定到计财处办理收费手续，收取的会议费应及时交计财处入账，执行“收支两条线”管理，不得坐支。使用税务票据涉及的相关税费支出在综合定额范围内开支。
对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会单位或者人员收取费用。
对于使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适当向参会人员收取会议费。
对于有赞助收入的会议，应当与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任，赞助方对会议标准、会议地点和开支范围有特别要求的，按照协议执行。赞助资金统一纳入学校财务核算。
第七条 建立会议审批制度。
会议实行分级管理、分类审批，举办或承办会议应遵循“先审批、后举办（承办）”的报批程序，各部门在举办会议前应先填写《湖南现代物流职业技术学院会议审批表》（见附件1）并提供会议通知（含会议日程安排）后按程序报批。
（一）学校层面组织的各类会议由牵头部门负责人审核、计财处审核、分管校领导审核后报校长批准；各部门组织的各类会议由部门负责人审核、计财处审核后报分管校领导批准。
（二）用科研（教研）项目经费举办会议的，经科研处审核、计财处审核后报分管科研的校领导批准。
（三）各部门委托校外机构承办的各类会议，须经校长批准并签订正式委托合同。
（四）会议费还须按学校有关经费审批的文件规定进行审批。
（五）大型会议及重要会议须经校长办公会或党委会批准。
第三章 开支范围和标准
第八条 会议费的开支范围包括：住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照所在单位差旅费有关规定回单位报销。
第九条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位：元/人/天
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
业务会议 |
400 |
150 |
100 |
650 |
管理会议 |
240 |
100 |
60 |
400 |
（一）综合定额里的其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（二）综合定额标准是会议费开支的上限，各部门应在综合定额标准内结算报销。业务会议中外籍人士达到参会人数三分之一的，综合定额标准可提高到760元/人/天（住宿费500元/人/天、伙食费150/人/天、其他费用110/人/天）。
（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（四）会议期间，对农民代表和城市无固定收入代表由学校按照每人每天100元的标准计发误工补助，在综合定额标准的“其他费用”中统筹开支。
（五）各部门举办的业务会议因特殊原因需提高综合定额标准，应当提交校长办公会或校党委会批准，但上浮比例不得超过规定标准的30%。
第十条 下列费用纳入会议费预算，可在会议费综合控制定额外开支，从相应的支出科目中据实列支：
（一）农民代表、城市无固定收入代表和学生代表因参加会议发生的城市间交通费，按照学校差旅有关规定和标准报销；其他会议代表参加会议发生的旅费，原则上回所在单位报销。
对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，经校长批准后可按照学校差旅有关规定和标准报销。
（二）业务会议中外籍人士达到参会人数三分之一的，可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费等。
（三）会议举办者根据工作需要，可按学校有关规定向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费等类型劳务费。
校外专家劳务费标准按学校相关文件规定执行。使用学校经费举办的会议，校内专家劳务费按学校相关文件规定执行；未使用学校经费举办的会议，校内专家劳务费参照校外专家标准执行。
会议工作人员可按学校有关规定予以发放工作补助，同时为多个会议工作的，不重复计算工作补助。
第十一条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。
第四章 会议组织
第十二条 各部门要严格控制会议时间和参会人员数量，坚决防止和杜绝陪会现象。
管理会议一般不得超过2天，报到和离开时间合计不得超过1天，参会人数原则上控制在50人以内，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
业务会议一般不得超过3天，报到和离开时间合计不得超过2天，工作人员控制在会议代表人数的15%以内。
第十三条 各部门举办会议，应优先选择学校会议室、学术报告厅、体育馆、教室等场所。如校内不具备召开会议条件时，经校长批准后，可根据工作的实际情况，选择长沙市内（不含宁乡市和浏阳市）四星级（含四星）以下宾馆（饭店）召开。
第十四条 除现场会外，参会人员以驻长沙市区单位工作人员为主（超过参会人员的50%）的会议不得到长沙市区外召开。不得到国家明令禁止的风景名胜区、度假区召开会议。
必须在长沙市区外安排的会议，须经校长办公会或党委会批准。
第十五条 管理会议除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员一般不得安排住宿。会议的参会人员全部为校内人员时，原则上不安排就餐。
第十六条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费等与会议无关的其他费用。
各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房，
不得额外配发洗漱用品；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草。管理会议会场不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产；不得组织旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
第五章 报销结算
第十七条 会议结束后举办部门应当及时办理报销手续。计财处严格按照规定审核会议费开支，对未履行审批程序的会议，以及超范围、超标准开支的费用不予报销。
第十八条 会议费列支顺序为收取的会议费、预算安排的会议经费。会议各项决算费用（不含可调剂使用的费用）原则上不得超过预算费用，特殊情况须写出情况说明并经校长批准方可报销。
第十九条 会议费报销时应当提供《湖南现代物流职业技术学院会议审批表》（见附件1）、《湖南现代物流职业技术学院会议决算表》（见附件2）、会议通知（含会议日程安排）、实际参会人员签到表（含参会人员姓名、工作单位、职称职务等信息）、委托合同（委托会议须提供）、各种费用原始单据等凭证。
专家劳务费应当提供签收单。校外专家的城市间交通费、国际旅费按照学校差旅费规定报销。
交通费的报销按照学校的差旅费有关规定和标准执行。
第二十条 会议期间发生的相关费用，要一次性集中办理结算报销手续。相关费用的支付，应当按照上级文件规定和学校有关规定执行。
第六章 监督问责
第二十一条 纪检监察审计处对各类会议费管理使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；
（二）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；
（三）会议费报销和支付是否符合规定；
（四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；
（五）是否存在转嫁、摊派会议费情况；
（六）会议费管理和使用的其他情况。
第二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究有关单位和个人的责任。
（一）未按规定程序审批召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数进行报销的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
第七章 附 则
第二十三条 会议费综合定额标准根据有关文件精神、物价等因素进行动态调整。
第二十四条 学校接受委托承办的会议，并由委托方拨付会议费的，会议费管理按委托方要求及上级有关规定执行，委托方没有要求的按本办法执行。
第二十五条 涉及国际会议的按国家相关规定执行。
第二十六条 本办法未尽事宜，上位法规（文件）有明确规定的或有新修改的，从其规定。
第二十七条 本办法由计财处负责解释。
第二十八条 本办法自公布之日起执行。学校原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
附件：1.湖南现代物流职业技术学院会议审批表
2.湖南现代物流职业技术学院会议决算表
附件1：
湖南现代物流职业技术学院会议审批表
举办（承办）部门（公章） 年 月 日
会议名称 |
|
会议类别 |
□管理会议 □业务会议 |
会议地点 |
|
起止时间 |
|
会议人数 |
总数 人（其中参会 人；工作人员 人） |
经费来源 |
□学校经费（请说明经费项目名称） |
□其他（收取会议费须说明收费标准，承办会议须附相关文件） |
会 议 费 预 算 |
类别 |
金额（元） |
测算依据 |
综合定额内 |
住宿费 |
|
|
伙食费 |
|
|
其他费用 |
|
|
小计 |
|
|
综合定额外 |
会议代表差旅费 |
|
|
专家劳务费 |
|
|
其他费用 |
|
|
小计 |
|
|
总计 |
|
其他需要说明的事项： |
审批 情况 |
部门负责人意见 |
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计财处 意见 |
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分管校领导意见 |
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分管财务校领导意见（5000元以上） |
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校长意见（1万元以上） |
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附件2：
湖南现代物流职业技术学院会议决算表
举办（承办）部门（公章） 年 月 日
会议名称 |
|
会议类别 |
□管理会议 □业务会议 |
会议地点 |
|
起止时间 |
|
会议人数 |
总数 人（其中参会 人；工作人员 人） |
经费来源 |
□学校经费（请说明经费项目名称） |
□其他（收取会议费须说明收费标准，承办会议须附相关文件） |
会 议 费 决 算 |
类别 |
金额（元） |
决算说明 |
综合定额内 |
住宿费 |
|
|
伙食费 |
|
|
其他费用 |
|
|
小计 |
|
|
综合定额外 |
会议代表差旅费 |
|
|
专家劳务费 |
|
|
其他费用 |
|
|
小计 |
|
|
总计 |
|
其他需要说明的事项： |
审批 情况 |
经办人签字 |
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部门负责人意见 |
|
分管校领导意见 |
|
校长意见（超预算情况） |
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